Etätyössä kalenteri saattaa täyttyä hengästyttävästä palaveriputkesta, jossa uusi kokous alkaa juuri kun edellinen päättyy. VTT:llä on alkuvuoden ajan lyhennetty tunnin palaverit 45 minuuttiin, jotta kokousten väliin jää vartin paussi. Tauotuksesta huolehditaan myös tätä pidemmissä kokouksissa.

Korona-aikana tutkimuskeskuksen henkilöstöstä noin 75 prosenttia on hoitanut työtään pääosin etänä.

– Viime keväänä huomasimme, että kokouksia saattoi olla monta tuntia peräkkäin ja työpäivään jäi hyvin vähän aikaa palautumiseen ja taukojen pitämiseen, kertoo VTT:n hyvinvointitiimin vetäjä Peppi Härme.

Toinen organisaatiossa käyttöön otettu kokeilu on ollut tunnin mittainen “off line hour”, jolloin ei pidetä palavereja eikä tarvitse olla tavoitettavissa. Sen ansiosta jokainen voi arkipäivisin kello 12–13 tehdä töitä keskeytyksettä, syödä lounasta tai vaikka käydä happihyppelyllä ulkona.

– Molemmat kokeilut ovat mielestäni olleet erittäin hyödyllisiä. On aika raskasta siirtyä kokouksesta toiseen ilman taukoja, kun välissä ei ole edes kävelyä kokoustilaan. Omassa työssäni olen pitänyt erityisesti off line hourista, joka edistää ajatusten järjestämistä ja työpäivän aikana tapahtuvaa palautumista, Härme sanoo.

Testatulla käytännöllä on englanninkielinen nimi, koska VTT:llä on paljon myös ulkomaalaisia työntekijöitä ja helposti ymmärrettävät, yhtenäiset termit helpottavat aiheesta viestimistä ja keskustelemista.

Korona nopeutti kokeiluja

Kokeilut ovat osa VTT:n strategista New Work -ohjelmaa, joka tähtää ideoinnin, oppimisen, vuorovaikutuksen, tutkimuksen tekemisen, hyvinvoinnin ja johtamisen parantamiseen. Kun työnteon tavat muuttuivat suurelta joukolta ja kertaheitolla viime keväänä, uusiin tarpeisiin oli ripeästi vastattava.

– Työ muuttuu koko ajan, ja siihen meillä jatkuvasti reagoidaan. Pandemian aikaansaama iso muutos kuitenkin yhtenä vipuvartena nopeutti ohjelman aloittamista, Härme kertoo.

Pandemia sai organisaation myös muokkaamaan hyvinvointipalvelujaan.

– Meillä on fyysistä hyvinvointia tukevia työkaluja, jotka toimivat valtakunnallisesti verkon ja sovellusten kautta. On taukoliikuntaohjelmaa ja kävelykisan kaltaisia liikunnallisia haasteita.

Tämän vuoden alussa VTT:llä käynnistyi Hyvinvointilupaus- kampanja. Sen tavoitteena on innostaa jokaista huolehtimaan hyvinvoinnistaan ja kannustamaan työkaverikin mukaan kampanjaan. Korona-aika on Härmeen mielestä entistä selkeämmin saanut huomaamaan, kuinka tärkeitä taitoja itsensä johtaminen ja aktivointi ovat.

– Kampanjassa luvataan itselle jokin hyvinvointia edistävä asia, liittyy se sitten terveelliseen ruokailuun, ergonomiaan panostamiseen tai vaikka työpäivän lopettamiseen tiettyyn aikaan.

Rakenna työpäivään rytmi

Viime vuoden lopulla VTT teetti henkilöstölleen hyvinvointikyselyn, joka kartoitti kokemuksia niin etä- kuin lähityöstäkin korona-aikana. Tyypilliseksi kipukohdaksi osoittautui ergonomia, minkä perusteella organisaatiossa on jatkettu jo viime keväänä annettua ergonomiaopastusta.

– Työpaikalta on myös saanut lainata esimerkiksi näyttöjä ja tuoleja, jotta kodin työpisteestä on voinut rakentaa itselleen entistä toimivamman, Härme kertoo.

Työntekijöiltä kysyttiin myös vinkkejä työhyvinvoinnin edistämiseksi, ja etenkin etätyötä koskevia ideoita tuli runsaasti jakoon.

– Useimmin toistunut vinkki oli se, että työpäivään kannattaa rakentaa itselleen sopiva rytmi ja rutiini ja pysyä siinä – liittyy se sitten työn aloittamiseen ja lopettamiseen, työn rytmittämiseen, liikuntaan tai taukoihin.

Hyvän mielen työpaikka

Kyselyn perusteella VTT:n väki on selviytynyt verraten hyvin pandemia-ajasta. Suurin osa kyselyyn vastanneista etätyötä tekevistä koki hyvinvoinnin pysyneen lähes samana tai lisääntyneen. Kolmasosa etätyötä tekevistä vastaajista taas koki hyvinvoinnissaan haasteita.

– Voidaan olla iloisia, että dramaattista hyvinvoinnin vähenemistä ei ole tapahtunut, vaikka työmoodi muuttui tosi nopeasti ja radikaalisti, Peppi Härme sanoo.

Työhyvinvoinnin kehittäjää ilahduttaa myös Mieli ry:n myöntämä Hyvän mielen työpaikka -merkki, jonka VTT sai ensimmäisenä organisaationa keskellä korona-aikaa viime syksynä.

– Olemme tunnustuksesta erittäin ylpeitä ja iloisia. Se kannustaa meitä edelleen jatkamaan toimenpiteitä etenkin mielen hyvinvoinnin tukemiseksi.

Parhaillaan organisaatiossa selvitetään henkilöstön mielipiteitä 45 minuutin palaveritunnista ja off line hourista. Tulosten mukaan päätetään kokeilujen jatkosta ja niitä voidaan myös muokata entistä toimivammiksi.

Sanomalla jumpataan

Jokin aika sitten jokaisen Sanoma Media Finland Oy:n työntekijän postiluukusta tipahti jumppakuminauha. Sitä voi käyttää Liikkuvalla tauolla, joka on yksi yrityksen käyttöön ottamista keinoista ylläpitää hyvinvointia etätyössä.

Liikkuva tauko -konseptin on kehittänyt Virkisteri Oy, joka on aiemminkin tarjonnut mediatalolle henkilöstöliikunnan palveluja. Kaikki Sanoman työntekijät ovat saaneet kalenterikutsun Teamsiin, jonka kautta ohjaaja pitää noin 20 minuutin online-taukojumpan joka arkipäivä.

– Jumpissa on erilaisia teemoja. On esimerkiksi kehonpainoharjoittelua ja niska-hartiaseudun jumppaa, ja välillä keskitytään mielenhuoltoon, kertoo Sanoman HR-projektipäällikkö Hanna Myllymaa.

Taukojumpan lisäksi henkilöstöllä on mahdollisuus osallistua Teams-jumppaan myös aamuisin ja iltapäivisin tai harrastaa liikuntaa tallenteiden avulla silloin, kun itselle parhaiten sopii. Kaikki liikkuminen on luonnollisesti vapaaehtoista.

– Liikkuva tauko on tosi tykätty, ja ihmiset ovat hyvin malttaneet siihen irrottautua. Myös muut liikuntapalvelut ovat hyvin löytäneet tiensä sanomalaisten kalenteriin ja arkeen.

Fyysisen kehonhuollon lisäksi henkilöstölle on tarjolla muun muassa mindfulness-kursseja, jotka Myllymaan mukaan ovat olleet varsin suosittuja.

Etätyössä myös paljon hyvää

Kun koronapandemia heilautti henkilöstön etätöihin viime keväänä, Sanoman HR tiivisti yhteistyötä työterveyshuollon kanssa ja alkoi pitää keskinäisiä palavereja viikoittain työhyvinvoinnin seuraamiseksi.

Henkilöstön tunnelmia on myös selvitetty kyselyin. Niiden mukaan korona-aika on sujunut yrityksessä yleisesti ottaen varsin hyvin.

– Yhä useampi on kertonut haluavansa tehdä enemmän töitä kotoa myös sen jälkeen, kun voidaan taas palata työpaikoille. Etätyön hyviä puolia ovat työskentelyrauha ja ajansäästö, kun työmatkat jäävät pois. Tämä taas ei tarkoita sitä, etteikö kollegoja haluttaisi nähdä – ihmisten kohtaamista kyllä kaivataan, Myllymaa toteaa.

Yritys aikoo hyödyntää kertyneitä kokemuksia myös työn organisoinnissa tulevaisuudessa, jotta mahdollisuudet tehdä intensiivistä ja keskittymistä vaativaa työtä sekä ihmisten kohtaaminen toteutuvat parhaalla mahdollisella tavalla. Tätä tukee Sanomatalossa käynnistyvä toimitilojen remontti.

– Olemme myös käynnistämässä hanketta, joka on parhaillaan Työsuojelurahaston käsittelyssä. Etsimme parhaita työnteon käytäntöjä ja toimintamalleja ulkopuolisten asiantuntijoiden, kuten työnohjaajien, työterveystoimijoiden, valmentajien ja työterveyspsykologien kanssa, Myllymaa kertoo.

Mitä voisin tehdä vähemmän?

Viime aikoina Sanomalla on pohdittu myös johtajuutta. Työntekijöiltä on kysytty, millaisista pomoista he pitäisivät ja millainen johtaminen motivoisi heitä työssään. Vastauksista nousi keskeisiä teemoja, jotka on työstetty sanallisiksi lupauksiksi.

Yksi lupauksista on: luotan ammattilaiseen.

– Se tarkoittaa sitä, että me kaikki voimme tuoda näkemyksiämme esiin ja sitä kautta vaikuttaa omaan työhön ja hyvinvointiin. Johtaja on valmentaja ja kysymysten esittäjä, ja osaaminen on henkilöllä itsellään, Hanna Myllymaa selventää.

Toinen johtamislupaus liittyy iloon ja energiaan, ja siinä keskeisin viesti on henkilökohtainen vastuu omasta hyvinvoinnista. Tämä ei Myllymaan mukaan poissulje sitä, että esihenkilöllä on hänen rooliinsa kuuluvat vastuunsa ja velvollisuutensa esimerkiksi puuttua kuormitusongelmiin.

– Ajatuksena on, että pysähdymme itse miettimään, miten jaksamme ja mitä voisimme tehdä oman hyvinvointimme edistämiseksi. Relevantti kysymys usein on, mitä voisimme tehdä vähemmän, jotta jaksaisimme paremmin.

Uupumiseen kiinni ajoissa

Korona-aikana Sanomalla on muutettu aiemmin kahdesti vuodessa käytävät kehityskeskustelut niin kutsutuiksi 1–1-keskusteluiksi, joita suositellaan käytäväksi kerran kuukaudessa. Myllymaan mukaan joissain työyhteisöissä näitä esihenkilön ja alaisen välisiä keskusteluja pidetään sitä useamminkin.

– Olemme pyrkineet kiinnittämään huomiota myös siihen, että jos työyhteisössä näkyy merkkejä työuupumisesta ja liiallisesta kuormituksesta, tilannetta seurataan systemaattisesti esimerkiksi viikon välein.

Yksin kotona työskennellessä työhyvinvointiin on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota, ja siihen vaikuttavat niin yhteisöllisyyden kokemukset, liikkuminen, terveellinen ruokailu kuin työn tauottaminekin. Kun työpäivässä on vaihtelua ja huokoisuutta, sen jälkeen on voimia muuhunkin elämään.

– On tosi tärkeää huomioida liikuntaa ja terveellistä ruokailua, kun ei ole mahdollisuutta käydä työpaikkaruokalassa eikä ehkä aikaa laittaa monipuolista lounasta. Myös palautumisella on iso merkitys. Työssä pitää olla myös lataavia eikä vain kuormittavia tekijöitä, Myllymaa tiivistää.

KUVA Hanna Myllymaa

Roskien vientiä, kyykkäystä ja herkkuhetkiä

Kysyimme muun muassa sosiaalisessa mediassa siitä, millaisia keinoja etätyötä tekevät ovat löytäneet työpäivänsä keventämiseksi ja hyvinvointinsa tukemiseksi. Tällaisia vastauksia saimme:

Roskapussin vienti ulkoroskikseen antaa vähän liikuntaa ja happea. Muutama venyttelyliike silloin tällöin jumppapallolla. Herkuttelutauko. Kahvihetki sudokun parissa. Heti töiden jälkeen tunnin kävely, ettei ihan jäykisty.”

Juttelen postia hakiessani naapuriyhtiön eläkeläisten kanssa pihalla.”

Ennen päivän aloitusta yritän käydä ulkona edes pienellä kävelyllä. Jos on palaveri tai luento, jossa vain kuuntelen, nousen pienelle stepperilleni ja poljen. Meillä on myös taukoliikuntasovellus. Siinä on hyviä, lyhyitä taukojumppia, joita voi tehdä palaverin aikanakin. Pieni liikunta jopa auttaa kuunteluun keskittymisessä.”

Olen aamuisin tehokkaimmillani, mutta en silti singahda suoraan työn ääreen. Tuo ryhtiä, kun naama ja tukka ovat ainakin auttavasti toimistokunnossa, vaikka en ketään tapaisi livenä tai Teamsissa. Samalla kuuntelen omaa soittolistaa Youtubesta. Se on mukava välietappi levon ja työmaan välissä ja auttaa siirtymään työmoodiin.”

Kun tietsikkatyö tökkii, vaihdan hetkeksi kotitöihin. Pyykkikonetta tai tiskikonetta täyttäessä ajatus usein selkiää. Kuntopyörä on näin korona-aikana pelastanut liikuntapuolen. Pyörän selässä on myös käyty monta työpalaveria.”

Minulla on urheilukello, johon tulee kerättyä askelia, eli se innostaa nousemaan välillä ylös. Kävelen, seison tai kyykkään nykyisin puhelujen aikana. Toimiston viikkopalaverin saa toteuttaa kävelykokouksena, minkä hyödynnän mahdollisimman usein.”

Meillä on käytössä taukojumppaohjelma. Se lävähtää ruudulle kerran tunnissa. Lähes aina se tuntuu tulevan ´just väärään aikaan´, mutta olen aina yhtä tyytyväinen, kun päätän keskeyttää hommat ja tehdä ohjeiden mukaan. En tiedä, missä olisin ilman tätä ohjelmaa!”

Minulla on jatkuvasti ainakin yksi kirja ja yksi sarja meneillään. Puoli tuntia tai kolme varttia jompaakumpaa ruokatunnilla auttaa irrottautumaan.”

Pidän kahvakuulaa työpäivän ajan keskellä lattiaa. Se näyttää niin vaativalta ja odottavalta siinä, että ohi kulkiessani teen aina muutaman noston. Pieni hengästyminen kesken työpäivän tekee hyvää, ja nostojakin kertyy mukavasti ja helposti, kun tekee vähän kerrallaan pitkin päivää.”

Yritän tehdä isomman satsin ruokaa päivälliseksi, jotta voin sitten säästää yhden annoksen seuraavan päivän lounaaksi. Nytkin on jääkaapissa eilinen korealainen nuudeliannos, joten oikein odotan lounashetkeä ja pidän silloin tauon töistä. Vain itselleen ei useinkaan viitsi eikä ehdi kokkailla kesken työpäivän, ja sitten tulee syötyä huonosti ja usein koneen ääressä.”

Kävelylenkki lounastauolla. Mikäli puhelussa ei tarvitse kannettavaa, niin hyvällä kelillä kävelyä pihalla, roskisten vienti ja postin haku. Usein jos jokin asia ei meinaa sujua tai ratketa – pieni irtautuminen, ja pian sujuu taas. Talvella oli ihana kävellä lumikengillä lähimaastossa ja tauottaa.”

Menen lounaalle keittiöön ja luen esimerkiksi aikakauslehteä, mutta mieluummin en ruudulta. Palaverien välissä voin nousta ja hakea alakerrasta vaikka hedelmän. Hetki pois koneelta. Meillä on myös virtuaalikahvituokioita tiimeittäin ja toimistoittain sekä kaffe på svenska, ja nyt alkaa sama myös in english. Niihin voi osallistua mielenkiinnon mukaan.”

Pidän 30 minuutin lounastunnin, tosin vasta iltapäivällä. Syödessäni luen tai katson telkkaa. Selkeä breikki.”

Olen sopinut etäaamukävelyjä 1–2 aamulle viikossa. Samalla tulee vaihdettua kuulumiset vanhojen tuttavuuksien kanssa ja tutustuttua paremmin uusiin ihmisiin omasta LinkedIn-verkostosta. Pidän kunnon lounastauon ja pyrin tällöin olemaan pois kännykän äärestä. Satunnaisesti myös meditaatiota ja jumppaa.”

Jos työt joustavat, käyn ulkoilemassa keskellä päivää, muuten työpäivän päätteeksi. Samalla kuuntelen jotain kevyttä tai hauskaa fiktiota, joka tuulettaa päätä kuin virkistävä keskustelu kavereiden kanssa. Huomaan, että mieli menee helposti alavireiseksi, kun tekee kotona yksin töitä. Siksikin tekee hyvää kuunnella jotain, joka naurattaa ja keventää tunnelmaa. Kirjojen avulla pääsee myös hetkeksi muihin maailmoihin ja maihin, kun elämykset ja reissut ovat tauolla.”