Yhä useammat työyhteisöt toimivat virtuaalisessa työympäristössä osin tai kokonaan. Virtuaaliympäristöön kuuluvat esimerkiksi teknologiaratkaisut sekä välineet ja palvelut, joiden avulla työtä tehdään. Työyhteisön jäsenet työskentelevät toistensa panoksesta riippuvaisina yhteistä päämäärää kohti, mutta voivat olla maantieteellisesti eri paikoissa kommunikoiden keskenään digitaalisilla välineillä.

Jakamalla tietoa yhteisön osaaminen saadaan yhteiseen käyttöön. Tämä tarkoittaa sekä jäsenillä olevan tiedon jakamista että uuden tiedon etsimistä. Tehokas tiedon jakaminen vaatii siihen soveltuvat kommunikointivälineet, mutta yhtä tärkeää on tiimin jäsenten kyky ja halu aktiivisesti osallistua tiedon jakamiseen ja vuorovaikutukseen. Yhteisöllistä tiedonjakoa tukee yhteinen toimiva alusta, jonka kokoamiseen ja ylläpitämiseen jokainen osallistuu.

Virtuaalisesti kommunikoivan työyhteisön menestystekijöitä ovat erityisesti luottamus, sitoutuminen, yhteisöllisyys sekä tehokas viestintä ja tiedon aktiivinen jakaminen. Yhteiset prosessit ja sovitut säännöt ovat yhteistyön toimivuuden kannalta kriittisiä. On hyvä sopia esimerkiksi viestintätavoista, kokouskäytänteistä, päätöksentekoprosessista sekä työhön liittyvästä raportoinnista ja rooleista.

Useat tutkijat korostavat lähikohtaamisten tärkeyttä luottamuksen syntymisessä, mutta on myös näyttöä siitä, että luottamus voi syntyä virtuaalisesti. Avainasemassa ovat tällöin yhteisesti sovitut viestintätavat, nopea reagointi sekä esihenkilön aktiivinen rooli.

Luottamus syntyy yleensä yhteishengen kehittämisen tuloksena. Rakennusaineina toimivat muun muassa maine, yhteiset tavoitteet, sitoutuminen ja huolenpito toisista eli pääosin samat asiat kuin lähiyhteisössä. Virtuaalisesti toimivassa yhteisössä ja yhteistyössä luottamus perustuu itse toimintaan ja ajatukseen siitä, että muut jäsenet ovat osaavia ja työyhteisö yhdessä suoriutuu sille annetusta tehtävästä. Ammattilaiset luottavat kollegojensa ammattitaitoon.

On tärkeää, että organisaatioissa ymmärretään nykyaikaisen verkostoihin pohjautuvan tieto- ja asiantuntijatyön erityispiirteitä ja tarpeita. Kun kuvataan ja jaetaan onnistumisia, hyviä toimintatapoja sekä johtamiskäytäntöjä, esihenkilöt pystyvät huolehtimaan velvoitteistaan ja tukemaan työyhteisöä riippumatta työnteon paikoista tai tavoista.

 

Kirjoittaja on Päivi Rauramo, johtava asiantuntija Työturvallisuuskeskuksesta.