Työpaikoilla on velvollisuus laatia pelastussuunnitelma sekä varautua omatoimisesti erilaisiin onnettomuuksiin. Työpaikan pelastussuunnitelman lisäksi olisi suositeltavaa laatia varautumissuunnitelma työn johtamisesta ja organisoinnista poikkeusoloissa.

Poikkeus- tai kriisitilanteissa selkeä vastuunjako on hyvän johtamisen ja sujuvan työn organisoinnin perusta. Organisaatiossa on oltava nimettynä henkilöt, jotka johtavat kriisinhallintaa ja ottavat vastuun tarvittavista toimenpiteistä, viestinnästä ja työnjaosta.

Isoissa yrityksissä vastuuta kriisinhallinnasta on jaettava ja hajautettava useammalle taholle esimerkiksi liiketoiminta-alueiden mukaan. Pienemmissä yrityksissä voidaan sopia epävirallisemmin ja joustavammin poikkeustilanteen työnjaosta, mutta tällöinkin on oltava selvillä, kuka kantaa kokonaisvastuun kriisinhallinnasta. Yrityksen koosta riippumatta jokaiselle avainhenkilölle on nimettävä varahenkilö.

Nopea reagointi ja resursointi ratkaisee. Kriisin yllättäessä ei kannata liikaa laskea kustannuksia, vaan ennemmin ylimitoittaa tarvittavat toimenpiteet. Mitä nopeammin kriisiin reagoidaan, sitä parempi – päätösten on kuitenkin oltava harkittuja ja perusteltuja.

Koska kriisitilanteessa aika on kortilla, mahdollisten ongelmaskenaarioiden ennakointi ja niihin varautuminen hyvän sään aikana on yhtä tärkeää kuin itse kriisitilanteessa järkevästi toimiminen. Yrityksen koosta riippumatta on määriteltävä laajuudeltaan ja vakavuudeltaan erilaisia poikkeustilanteita ennakoiva varautumisen minimitaso.

Ajantasaisen ja johdonmukaisen viestinnän tärkeys korostuu kriisitilanteissa. Jotta viestintä pysyy johdonmukaisena ja totuudenmukaisena, koko henkilöstön on tiedettävä, kuka tietoa jakaa ja kuinka tiedotuksesta vastaava taho on tavoitettavissa.

Henkilöstöllä pitää olla mahdollisuus esittää kysymyksiä, saada lisätietoa ja osallistua keskusteluun. Kaikille henkilöstöryhmille on tiedotettava kriisin syistä ja seurauksista nopeasti ja selkeästi. Isossa organisaatiossa viestintä on räätälöitävä kohderyhmän mukaan etenkin siltä osin kuin viestintä koskee tietyltä henkilöstöryhmältä edellytettäviä toimenpiteitä.

Omalle henkilöstölle tai organisaation ulkopuolisille sidosryhmille ei kannata kertoa muuta kuin totuus siitä, mitä tiedetään. Sekin on kerrottava suoraan, mitä ei vielä tiedetä.

Viestintää ei saa jättää yhden kanavan varaan. Jos normaalioloissa kaikki työntekijät tavoittava viestintäkanava pettää, varalla on oltava toinen tai kolmaskin vaihtoehto, unohtamatta fyysisiä kohtaamispaikkoja, joiden tulee olla kaikkien tiedossa.

Vastuu kriisinhallinnasta on työnjohdolla, mutta sen kannattaa kuulla työntekijöitä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sooloilua tai säveltämistä. Poikkeusoloissakin on pidettävä kiinni esimerkiksi työturvallisuuteen liittyvistä normaaliolosuhteita varten suunnitelluista säännöistä ja määräyksistä.

Pienetkin työhön ja työn organisointiin liittyvät kehittämisehdotukset voivat olla kriiseihin varauduttaessa tärkeitä. Pelkkä aloitejärjestelmän olemassaolo ei riitä. Hyvä aloite on nostettava keskusteluun, otettava kehittämisen kohteeksi ja vietävä käytäntöön.

Tärkeää on palkita oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti onnistuneiden aloitteiden tekijöitä ja kehittäjiä. Oikeudenmukainen aloitejärjestelmä tukee asenneilmapiiriä ja kulttuuria, jossa jokainen kantaa vastuunsa turvallisemman työympäristön kehittämisestä.

Hyvän kriisinhallinnan ja kriiseihin varautumisen perusta rakennetaan normaalioloissa. Varautumisen pitää olla osa normaalia organisaation turvallisuutta ylläpitävää ja kehittävää kulttuuria. Kriisitilanteessa ei ole aikaa keksiä pyörää uudestaan, vaikka poikkeustilanne vaatisikin luovia ratkaisuja ja uuden oppimista.

Varautuminen kriiseihin on prosessi, joka ei tule koskaan valmiiksi. Varautumissuunnitelmaa on päivitettävä säännöllisesti, tarvittaessa henkilöstöä on koulutettava tai järjestettävä varautumissuunnitelmaan liittyviä harjoituksia. Kriisitilanteessa resilientin eli joustavan ja sopeutumiskykyisen organisaation kivijalka on henkilöstö, joka on sitoutunut ennakoivaan ja jatkuvaan varautumiseen perustuvaan turvallisuuskulttuuriin.

 

Kirjoittaja on sosiologian yliopistonlehtori ja työelämän tutkija Tampereen yliopistossa. Kirjoitus perustuu Tampereen yliopiston Työelämän tutkimuskeskuksessa toteutettuun hankkeeseen Teollisuustyöntekijöiden toiminta kriisitilanteissa – joustavuuden ehdot ja käytännöt, jota rahoitti Työsuojelurahasto.