Millaiseen työympäristöön palaamme, kun koronapandemia väistyy ja toimistoissa siirrytään ainakin osittain takaisin työpaikalle?

Hyvinvointia tukevassa työympäristössä oleellista on edistää työprosessien sujuvuutta, huolehtia hyvästä ergonomiasta ja esteettömyydestä, huomioida yksityisyys ja henkilökohtaisen tilan tarve sekä vahvistaa hallinnan tunnetta.

Laadukkaan sisäympäristön tunnusmerkit täyttyvät, kun rakennus ja sen olosuhteet ovat kunnossa ja ihmiset kokevat sisäympäristön hyväksi ja voivat hyvin. Lisäksi sisäympäristöön vaikuttavissa asioissa osataan toimia hyvien käytäntöjen mukaisesti.

Fyysisiä ja virtuaalisia työympäristöjä

Virtuaaliseen työympäristöön kuuluvat teknologia ja välineet, sovellukset, alustat ja tietojärjestelmät. Fyysistä työympäristöä taas ovat työtilat kalusteineen ja varusteineen.

Fyysisessä tilassa valaistus ja akustiikka luovat pohjaa työnteolle ja viihtyvyydelle. Sisäilma on laadukasta, se on hajuiltaan neutraalia ja kosteus- ja lämpöoloiltaan miellyttävää. Talotekniset järjestelmät toimivat suunnitellusti, ja niitä säädetään tarvittaessa. Sisäympäristön laadun mahdolliset puutteet, viat ja vauriot on tunnistettu ja korjattu. Seuranta ja huolto perustuvat ennakointiin.

Tällaisessa työympäristössä on mahdollista työskennellä sujuvasti, mikä edistää organisaation toimintaa ja tuottavuutta. Hyvä työympäristö mahdollistaa sekä keskittymistä vaativan työnteon että yhteistyön ja oppimisen. Hyvinvointia voidaan tukea ratkaisuilla ja yhteisesti sovituilla toimintatavoilla, joita kehitetään osana työympäristöä ja tilojen kehittämisen rinnalla.

Työympäristöt muuttuvat

Pandemian aikana käyttöön otetut yleiset kansalliset hallintakeinot vähensivät merkittävästi hengitystieinfektioiden esiintyvyyttä Suomessa, minkä ansiosta myös sairauspoissaolot vähenivät.

Työpaikoilla tämä kannustaa miettimään, mitkä ratkaisut voisivat jäädä pysyviksi kehitettäessä työtiloja tulevaisuudessa. Esimerkiksi tilojen yhteiskäyttöön sekä terveysturvallisuuteen liittyvät ratkaisut herättävät entistä enemmän kiinnostusta.

Työtilojen laatu korostuu tulevaisuudessa, koska yhä useampi voi valita, tuleeko työpaikalle vai työskenteleekö kotona.

Terveellinen ilma varmistettava

Ilmanvaihdon merkitys osana hyvää sisäympäristön hallintaa vahvistui pandemian aikana, ja sen tärkeys korostuu myös tulevaisuudessa.

Ilmanvaihdon katselmukset -hankkeessa valmisteilla oleva ilmanvaihtojärjestelmien katselmointiopas ohjaa säännöllisiin, ammattilaisten suorittamiin tarkastuksiin ja ilmanvaihdon toiminnan varmistamiseen.

Myös siivous ja hygienia vaativat yhä suunnittelua ja ohjeistusta osana hyvää työympäristöä.

Toiminta ja ympäristö kehittyvät rinnakkain

Paitsi työympäristöissä myös työn luonteessa tapahtuu muutoksia.

Itseohjautuvuus ja yhdessä tekeminen korostuvat ongelmien monimutkaistuessa. Työntekijöiden ammatillinen osaaminen, tiedot ja taidot lisääntyvät, mikä lisää työn teon joustavuutta koskevia odotuksia. Henkinen hyvinvointi ja palautuminen on keskeistä, ja työn ja vapaa-ajan välille haetaan tasapainoa.

Tulevaisuudessa monipaikkainen hybridityötapa voi olla yhä useammille uusi normaali. Koti voi toimia työympäristönä, kun täytyy keskittyä tai hoitaa arjen asioita joustavasti. Oman organisaation tilat valitaan kohtaamisten vuoksi tai vahvistettaessa uusien työntekijöiden kiinnittymistä työyhteisöön ja tehtäviinsä – tai jos kotoa puuttuu työrauha.

Yhteiskäyttöisiä co-working-tiloja voidaan käyttää yhdessä useiden eri toimijoiden kanssa, ja ne voivat sijaita eri paikkakunnilla.

Pandemioihin on varauduttava tulevaisuudessakin. Isot työelämän megatrendit, kuten ilmastonmuutos, globalisaatio ja teknologinen muutos, vaikuttavat työelämän kehitykseen jo nyt.

Työhön ja työhyvinvointiin liittyvien tarpeiden lisäksi työpaikoilla arvioidaan työtilojen muuntojoustavuutta, kustannuksia, ympäristövaikutuksia, vastuullisuutta sekä sisäilman laatuun, hygieniaan ja puhtauteen vaikuttavia tekijöitä. Pohdittava on myös, millaisia työtiloja tarvitaan, jotta organisaatio toimii sujuvasti ja työtä voidaan tehdä monipaikkaisesti.

Muutos edellyttää johtamista

Työpaikat tarvitsevat tukea työympäristön muutoksessa, ja hallittu muutos vaatii johtamista. On tärkeää, että käyttäjät osallistuvat työympäristön suunnitteluun ja tulevaisuuden skenaarioiden miettimiseen. Heidän roolinsa ja vaikutusmahdollisuutensa tulee määritellä selkeästi.

Myös toimintaa ja virtuaalista työympäristöä tulisi kehittää samanaikaisesti tilojen kanssa. On syytä miettiä, mikä vanhassa on säilyttämisen arvoista ja mitkä ovat perustelut tehtäville muutoksille. Työympäristöä kehitettäessä tulee ymmärtää työprosessien ja eri käyttäjäryhmien vaatimukset. Muutoksen pitää perustua tutkittuun tietoon, organisaation strategisiin tavoitteisiin sekä ulkoisen toimintaympäristön ja asiakastarpeiden kehitykseen. Ohjaavana voimana on organisaation näkemys työn muutoksesta tulevaisuudessa.

Kirjoittajat työskentelevät vanhempina asiantuntijoina Työterveyslaitoksessa.