Esimiestyön kuormittavuus jää helposti huomiotta riskinarvioinneissa ja työpaikkaselvityksissä.

– Työnantajat ja työterveyshuollot ovat vasta vähitellen alkaneet huomioida esihenkilöitä omana ammattiryhmänään ja tarkastella myös heidän työnsä psykososiaalisia kuormitustekijöitä, sanoo Etelä-Suomen aluehallintoviraston työsuojelutarkastaja Marjo Lindeberg.

Esihenkilötyön psykososiaaliseen kuormitukseen kohdennetaan parhaillaan työsuojeluvalvontaa koko maassa ja eri toimialoilla. Työsuojelutarkastuksia on viime vuosina tehty muun muassa julkisella sektorilla, sosiaali- ja terveyspalveluissa, kaupan alalla ja kuluvasta vuodesta alkaen rakennusalalla ja teollisuudessa. Valvontaa suunnataan sekä lähiesihenkilöiden että ylemmän johdon työhön.

Keskeytykset lisäävät kuormitusta

– Valvontakäynneillä on havaittu, että useat työnantajat eivät ole selvittäneet riittävästi esihenkilötyön kuormitusta. Sen myötä puuttuvat myös tarpeelliset toimet kuormituksen vähentämiseksi, Marjo Lindeberg sanoo.

Kuormitustekijät liittyvät hänen mukaansa työn järjestelyihin ja työn sisältöön, työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen ja työaikoihin. Esimerkiksi työn määrä on kasvanut. Tehtäväkohtainen perehdytys voi puuttua, tehtävänkuvat voivat olla epäselviä, ja työ saattaa keskeytyä jatkuvasti. Esihenkilö ei saa itse esimiestukea työssään.

Työajan riittämättömyydestä ja isosta työmäärästä kertovat työn jatkuminen työajan ulkopuolella, pitämättömät liukumasaldotunnit ja lomapäivien siirtyminen.

– Koronapandemian vaikutuksia ei ole järjestelmällisesti kartoitettu, mutta työsuojelutarkastuksissa ne tulevat toistuvasti esiin. Koronatoimet lisäävät työmäärää, ja epäselvät ja muuttuvat ohjeistukset koetaan kuormittavina.

Tukipalvelut ovat vähentyneet

Sosiaali- ja terveysalan työpaikkojen valvonnassa on havaittu, että esihenkilöiden hallinnolliset tehtävät ovat lisääntyneet. Työntekijäpulasta johtuvat sijaisten hankinnat voivat lohkaista esimerkiksi osastonhoitajan tai päiväkodinjohtajan työpäivästä ison osan.

– Sosiaali- ja terveysalalla esihenkilöt kokevat työnsä myös usein sirpaleisena. Tehtävät ovat hyvin erilaisia kiinteistön kunnossapidosta vaativiin asiakastapaamisiin, Marjo Lindeberg toteaa.

Hän kuitenkin painottaa, että korjauskeinoja on olemassa, kunhan kuormitus- ja voimavaratekijöihin sekä niiden terveysvaikutuksiin kiinnitetään riskien arvioinnissa huomiota.

– Kannustamme työnantajaa huolehtimaan myös siitä, että työterveyshuollon työpaikkaselvitykset ovat ajan tasalla esimiestyön osalta.

Parannukset voivat löytyä työtehtävien – kuten sijaisten hankinnan – uudelleen organisoinnista. Työjärjestelyjä voidaan muuttaa, lisätä osaamista, selkeyttää vastuita ja kehittää perehdytystä. Myös esihenkilötyön vertaistuki lisää voimavaroja.

– Hyvä työterveysyhteistyö organisaation joka tasolla ylintä johtoa myöten edistää ja tukee esihenkilöiden työn hallintaa. Näin voidaan myös ehkäistä psykososiaalista kuormitusta. Yksi esimerkki työterveyshuollon ja esihenkilöiden välisestä säännöllisestä yhteydenpidosta ovat Mitä kuuluu -puhelut, Lindeberg sanoo.

Kuorman kasvu näkyy Kauniaisissa

Kuntapuolella esimiestyön psykososiaalinen kuormitus on ajankohtainen aihe. Työhön tulee uusia vaatimuksia koko ajan, ja samaan aikaan organisaatiot ovat ohentuneet ja henkilökuntaa on aiempaa vähemmän.

Kauniaisten henkilöstöjohtaja Ulla Palmroos kertoo, että esihenkilöiden kuorma on tiedostettu, mutta ongelmat ovat vaikeasti ratkaistavissa.

Kauniaisissa psykososiaalinen kuormitus arvioidaan säännöllisesti työpaikkaselvityksen yhteydessä. Selvitys tehdään kussakin työyksikössä neljän vuoden välein. Hoitoalan ja opetussektorin tehtävissä psykososiaalinen kuormitus on viime vuosina selvästi kasvanut.

– Myös hallintohenkilöstöllä eli esimerkiksi talouden ja juridiikan asiantuntijoilla haastavat asiakastilanteet ja työnkeskeytykset ovat lisääntyneet. He ovat yleensä päällikkö- ja johtotehtävissä tai tekevät sihteerityyppistä työtä.

Palmroos arvioi, että parin vuosikymmenen aikana kuntalaiset ja luottamushenkilöt ovat aktivoituneet tiedonhankkijoina. Lisätietoja kysytään aiempaa herkemmin ja otetaan yhteyttä viranhaltijoihin.

Pandemiasta on koitunut lisätyötä

Pandemian tuoma lisätyö näkyy Kauniaisissakin esihenkilöiden kuormituksessa. Työterveyspsykologi on kertonut esimiehille palautumiskeinoista, työterveyshuolto on tarjonnut apua ja esimiehiä on kannustettu puhumaan kuormituksesta omille esimiehilleen.

– Jokaisella esimiehellä on esimies. Esimerkiksi kaupunginjohtaja pitää kehityskeskustelunsa kaupunginhallituksen puheenjohtajan kanssa.

Ulla Palmroos on nähnyt, että esihenkilöt eivät herkästi puhu omasta väsymisestään.

– Ehkä vahva työmoraali estää sen, tai ehkä pelätään sen heikentävän luottamusta johtamiskykyyn. Siksi esimerkiksi esimiesten yhteisissä tapaamisissa on vaikea päästä syvälliseen keskusteluun aiheesta.

Hän korostaa, että omasta jaksamisesta ja työkyvystä on pidettävä huolta vetämällä raja työn ja vapaa-ajan välille. Toisaalta näitä ohjeita ja suosituksia esihenkilö ei pysty aina seuraamaan.

– Korona-altistumisten aikana on epärealistista olettaa, että päiväkodin johtaja pystyisi lähtemään kotiin työajan loputtua ennen kuin seuraavan päivän sijaiset on varmistettu.

Priorisointi on entistä tärkeämpää

Työtehtävien tärkeysjärjestykseen asettamisesta on tullut esimiehille entistä tärkeämpi taito.

– Olen kannustanut priorisointiin, ja jos se ei onnistu, pyytämään siihen apua omalta esihenkilöltä, Ulla Palmroos sanoo.

– Olemme Kauniaisissa rohkaisseet käyttämään etätyöpäiviä silloin, kun tarvitaan tilaa ja aikaa keskittymistä vaativiin tehtäviin. Toki kuntasektorilla on paljon töitä, joita ei voi tehdä etänä.

Myös omasta osaamisesta huolehtiminen on tärkeää. Jos esimerkiksi informaatioteknologian kehityksessä ei pysy mukana, asia hiertää jatkuvasti arjen työssä.

Esimies on puun ja kuoren välissä, koska hän on vastuussa alaisille, asiakkaille ja johdolle.

– Asema on rassaava, ja siksi esimiehen kannattaa aina pohtia myös sitä, onko hän oikealla paikalla ja oikeasti mieluisessa työssä vai olisiko hän mieluummin asiantuntijana.

Aina ei voi myöskään olla tavoitettavissa. Palmroos kehottaa karsimaan liiasta kiltteydestä, kun työpaine on kova.

– Esihenkilön ovi ei voi olla aina auki työyhteisölle. Esimerkiksi päiväkodin johtajan pitää voida välillä pistää ovi kiinni ja paneutua kirjallisiin töihinsä ilman keskeytyksiä.

Työyhteisön tuki keventää kuormaa

Ulla Palmroosin mukaan yksi tärkeimmistä keinoista hallita psykososiaalista kuormitusta on se, että työyhteisö miettii yhdessä pelisääntöjä kuormituksen vähentämiseksi. Silloin voidaan pohtia, millä keinoin työtä rajataan, miten toimitaan jatkuvien keskeytysten kanssa ja kuinka järjestetään rauhallista työaikaa.

– Moni työyhteisö on tuonut esiin, että työyhteisön sisäinen tuki on yksi parhaista kuormitusta vähentävistä tekijöistä.

Lue myös Kuormitusvaaka hakee tasapainoa työn kuormittavuudelle

Tilaaja, lue lisää aiheesta:

TTT-lehti 1/2022, Työpaikalla kipunoi – kokeilu käänsi suunnan

TTT-lehti 4/2020, Kuntajohtamisessa onnistuu luottamuksella