Organisaatiot pohtivat jo paluuta takaisin työpaikoille, kun koronapandemia on laantumassa. Monia kiinnostaa, miten yhdistää etä- ja lähityö niin, että työntekijät voivat hyvin ja työ on tehokasta.
Etätyössä on etunsa. Se tuo vapautta työntekijän ajankäyttöön ja vähentää työmatkoihin kuluvaa aikaa ja rahaa. Se alentaa työnantajan kiinteistökuluja.
Mutta tuoko etätyö haittoja? Uhkana on, että kotona työskentely vähentää työntekijöiden sitoutumista ja huonontaa työilmapiiriä, kun tapaamiset jäävät asiapitoisiksi verkkopalavereiksi. Haittaako uudistumista, jos spontaanit ja vapaamuotoiset tapaamiset työpäivän aikana puuttuvat? Jaksaako työntekijä puurtaa yksin kotona?
Etätyö vaatii parempaa johtamista
Terveystalo kysyi huhtikuussa työssä käyviltä etätyön vaikutusta työhyvinvointiin. Terveystalon organisaatiopsykologi Outi Ikonen näkee etätyössä paljon hyvää.
– Olemme viimeisen vuoden aikana huomanneet, kuinka se on ainakin hetkellisesti lisännyt tuottavuutta ja tehokkuutta monella alalla. Tutkimuksemme mukaan pinnan alla on kuitenkin monia merkkejä, joihin työnantajien tulisi reagoida ja aktiivisesti suunnitella etätyön ja lähityön yhdistämistä hybridityöksi.
Hybridityöllä tarkoitetaan mallia, jossa töitä tehdään joustavasti sekä organisaation toimitiloissa että kotona.
Ikosen mukaan inhimillisesti tehokas hybridityö koostuu neljästä osa-alueesta, joiden kaikkien tulisi olla tasapainossa. Näitä ovat yhteenkuuluvuus ja luottamus, rakenteet ja koordinointi, tehokas kommunikaatio ja edellä mainitut mahdollistava onnistunut esihenkilötyö.
Onnistunut hybridityön johtaminen edellyttää erityistä tukea. Ikonen näkee, että työn uudelleen muotoilu ja uusien käytäntöjen luominen on ensisijaisesti esihenkilöiden tehtävä.
– Vaikka muutos edellyttää aina kaikkien panosta, on esihenkilöiden tehtävä johtaa muutosta. Organisaatioiden tulisi tarjota heille tehostetusti tukea, jotta he eivät jäisi tässä kriittisessä tehtävässään yksin, Ikonen muistuttaa.
Tukea ja rajoja viestintään
Terveystalon kyselyyn vastanneet kaipaavat esihenkilöiltä enemmän tukea sekä palautetta, joka ohjaa keskittymään organisaation kannalta merkityksellisiin ja oikeisiin asioihin. Etätyön aikana jaksaminen on heikentynyt, samalla kun työmäärä ja työhön liittyvät keskeytykset ja häiriötekijät ovat lisääntyneet.
Työtahti vaatii rajojen asettamista. Yksi konkreettinen keino on luoda säännöt siihen, kuinka usein ja kuinka nopeasti kommunikoidaan. Viestinnän tulee olla riittävää, muttei kuormittavaa. Siihen pitäisi kuulua myös kasvokkaista kommunikointia. Innovointi heikkenee ilman kohtaamisia, Ikonen linjaa.
Poikkeustilan aikana myös monen työpaikan yhteisöllisyys on heikentynyt.
– Organisaatioissa tulisi kiinnittää enemmän huomiota vuorovaikutusta lisääviin työyhteisötaitoihin ja näitä olisi hyvä kouluttaa aktiivisesti. Samoin esihenkilöiden tulisi kiinnittää huomiota erityisesti ristiriitatilanteiden asialliseen käsittelyyn ja suojella tiimiä kielteiseltä käytökseltä. Näin onnistumme ylläpitämään yhteisöllisyyttä, joka taas näkyy suoraan parempana työmotivaationa ja tuloksellisuutena, Ikonen sanoo.
Työterveyslaitos laati kyselypohjan
Ihmisten arvostukset, elämäntilanteet ja asumismuodot vaihtelevat. Toisille kotona työskentely on helppo järjestää. Toisilla taas tilat eivät jousta ja kotona on häiriötekijöitä. Osa työskentelee jatkossakin vain työpaikan toimitiloissa.
– Kuuntelemalla aidosti työntekijöitä voidaan päästä lopputulokseen, joka joustaa erilaisten työskentelyolosuhteiden ja elämäntilanteiden mukaan, kehittämispäällikkö Inka Korhonen Työterveyslaitoksesta muistuttaa.
Ratkaisuja kannattaa pyrkiä tekemään nykyistä pandemiaa ja sen muuttuvia tartuntatilanteita pidemmälle.
Työterveyslaitoksen laatima johtamista, tiloja, yhteisöllisyyttä ja työturvallisuutta käsittelevä kyselypohja on nyt vapaasti ladattavissa, jotta organisaatiot voivat muokata sitä omiin tarpeisiinsa sopivan. Pääset lataamaan Paluu tulevaisuuteen -kyselypohjan jutun lopusta.
”Kukaan ei halua tulla toimistolle perjantaisin”
Työterveyslaitos kysyi omilta työntekijöiltään huhtikuussa, miten työ koronapandemian jälkeen kannattaisi järjestää.
– Kukaan ei halua tulla toimistolle perjantaisin, Inka Korhonen kiteyttää etä- ja hybridityötä tekevien toiveet.
Valtaosa vastaajista arvioi tulevansa toimistolle työskentelemään 1–3 päivänä viikossa. Suosituin toimistopäivä on tiistai. Vain 8 prosenttia työntekijöistä haluaisi tehdä tulevaisuudessa pelkästään läsnätyötä.
– Henkilöstömme arvostaa läsnätyössä eniten yhteisöllisyyttä eli esimerkiksi yhteisiä lounaita ja rentoja kohtaamisia. Myös yhdessä kehittäminen sekä tarvittavat tilat ja laitteet saavat tulemaan toimistolle.
Jokaisella hybridityötä tekevällä työpaikalla kannattaakin kysyä henkilöstöltä, mitkä ovat oman toimitilan vetovoimatekijät – ja mitkä eivät. Esimerkiksi sijainnilla ei välttämättä ole niin suuri merkitys kuin ennen.
Käytännöt kaipaavat päivittämistä
Työterveyslaitoksen asiantuntijat nostavat esiin kolme kysymystä, joista työpaikoilla tulee keskustella.
Ensimmäinen on tulevaisuuden kokouskäytännöt. Halutaanko kokouksia, joissa on tarkka agenda, vai palvelevatko vapaamuotoiset kokoukset paremmin tarkoitusta? Minkä verran tarvitaan yhteisiä tiimikokouksia kasvokkain?
Toiseksi, tarvitaanko nimettyjä työpisteitä, vai riittääkö, että toimistolta löytyy tila, jossa voi puhua luottamuksellisia keskusteluja? Kuinka moni on paikalla yhtä aikaa?
Kolmanneksi on mietittävä, miten yhteistyökumppanit ja asiakkaat toimivat ja kuinka he haluavat pitää yhteyttä tulevaisuudessa. Tehokkaan työskentelyn tavat kun eivät ole kiinni vain omien työntekijöiden mieltymyksistä.
Lue myös Nopea testi kertoo, miten voit työssäsi
Terveystalon huhtikuussa 2021 teettämään kyselytutkimukseen osallistui 502 työterveysasiakasta, joista 43 % työskenteli pääsääntöisesti etätöissä.
Työterveyslaitoksen omille työntekijöilleen tekemän kyselyn vastaajista 73 % on pääasiallisesti etätyössä, 11 % pääasiallisesti läsnätyössä ja 16 % hybridityössä (etä- ja läsnätyö). Vastaajia oli yhteensä 348 eli noin 70 % henkilöstöstä.
Työterveyslaitoksen kyselypohjaa voi hyödyntää oman organisaation osallistamisessa.
Mitä mieltä? Kommentoi!