Tehdäänkö teidän työpaikallanne uudistuksia, jotka jalkautetaan käytäntöön? Ennen sitä henkilöstöä kuitenkin osallistetaan eli pyritään saamaan esiin heidän ajatuksiaan siitä, miten toivottuihin tavoitteisiin päästäisiin. Ehkä johtaja motivaatiopuheessaan muistuttaa siitäkin, että muutos ei ole uhka vaan mahdollisuus ja että nykytyöelämässä vain muutos on pysyvää.

Muutosta tavoitellessa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, miten asiasta puhutaan. Työterveyslaitoksen asiakkuuspäällikkö Jouni Sipponen ei pidä muutoksen jalkauttamisesta tai implementoinnista, jota sanaa myös kuulee toisinaan käytettävän.

Sillä, miten sanoitamme asioita, on merkitystä, koska puhe tuottaa todellisuutta, hän toteaa.

– Minulle termi jalkauttaminen edustaa mekanistista käsitystä ihmisistä ja yhteistyöstä. Silloin joku ajattelee ja päättää ja toinen on vain kohde, johon ajatus potkaistaan sisään. Väitän, että aika harva haluaa olla tällaisen toiminnan kohteena.

Sama sävy on hänen mielestään osallistamisessa: aktiiviset muutoksentekijät yrittävät vaikuttaa passiivisiin kohteisiin, jotta hekin innostuisivat asiasta. Sipponen puhuisi osallistamisen sijaan ennemmin kaikkien mukaan ottamisesta tai siitä, että jokaiselle tarjotaan vaikuttamisen mahdollisuus.

Monta kulmaa muutoksessa

Toteamus muutoksen pysyvyydestä on kulunut hokema mutta myös totta. Työelämä muuttuu vauhdilla, ja muutoksessa toimimisesta on Sipposen mukaan tullut keskeinen työelämätaito. Johtajalta se vaatii kykyä johtaa muutosta tavoitteellisesti ja niin, että muutos koetaan mielekkääksi.

Totta on sekin, että yksi voi kokea vaikkapa tekoälyn kehittämisen omassa työssään uhaksi, toinen taas mahdollisuudeksi. Jokainen katsoo työtapojen uudistumista omien kokemustensa pohjalta.

Sipponen havainnollistaa asiaa kertomalla tarinan pimeässä luolassa lymyävästä norsusta, josta ihmiset yrittävät saada selkoa. Iso eläin tuntuu jokaisesta erilaiselta sen mukaan, tunnustelevatko he sen korvaa, jalkaa tai häntää.

– Meillä ei riitä kädet eikä ymmärrys ottaa koko eläimestä kiinni, vaan sitä tarkastellaan osa kerrallaan. Samoin jokaisella on oma käsityksensä muutoksesta, mikä on ihan luonnollista. Johtamisessa on pyrittävä ymmärtämään näitä moninaisia kokemuksia.

Joustavuutta voi treenata

Monesti muutos saatetaan nähdä paljon mutkikkaammaksi kuin se todellisuudessa on. Kyse ei välttämättä ole suuresta mullistuksesta, joka vaikuttaisi itse ydintyöhön. Joskus niinkin voi silti käydä – koronapandemian aiheuttama etätyö- ja digiloikka on vielä tuoreessa muistissa.

– Johtajan kannattaa asettaa muutosta raameihin, tarjota ihmisille viitekehyksiä ja jäsentämisen keinoja. Sekä itselle että työyhteisölle on tärkeää hahmottaa, minkä kokoisesta asiasta on kyse.

Se ei aina ole helppoa, Sipponen myöntää. Äkillisiä heilahduksia on vaikea ennakoida, ja pikkuhiljaa etenevän muutoskulun hahmottaa parhaiten vasta jälkeenpäin.

Ihmiset sopeutuvat muutoksiin eri tavoin sen mukaan, miten hyvin he sietävät epävarmuutta ja kuinka avoimia he ovat uusille asioille. Tähän vaikuttavat luonteenpiirteet mutta myös harjoiteltavissa olevat taidot. Sipposen mukaan voimme esimerkiksi tietoisesti treenata myönteistä ja joustavaa asennoitumista.

Toinen tärkeä apukeino on erotella muutoksesta ne asiat, joihin voi itse vaikuttaa.

– Johtamisessa keskeinen tehtävä on miettiä työyhteisön kanssa yhdessä, mitä asioita voimme yhdessä edistää ja mitä emme. Huomio kannattaa suunnata niihin juttuihin, joihin voi vaikuttaa.

Innostuja, kriitikko vai kyynikko?

Muutos herättää ihmisissä aina tunteita, joille on annettava aika ja tilaa keskusteluissa. Tunteet vaikuttavat myös siihen, millaisen roolin omaksumme.

Porukassa on todennäköisesti innostujia, joiden mielestä asiat voisivat kehittyä paljon ripeämminkin. Organisaattorit alkavat suunnitella, miten homma tehdään järkevästi, ja tarkkailijat haluavat katsoa tilannetta rauhassa. Kriitikot muistuttavat kaikesta siitä, mikä voi mennä pieleen. Kyynikot tietävät jo etukäteen, että niin kuitenkin käy.

– Kaikkia rooleja tarvitaan, paitsi kyynikoita, Sipponen sanoo.

Kriitikoiden esittämä epäily usein leimataan muutosvastarinnaksi, mikä Sipposen mukaan on virhe. Epäily voi perustua täysin aiheelliseen huoleen siitä, että suunnittelut ratkaisut eivät vie yrityksen toimintaa hyvää suuntaan. Kriittisiin kysymyksiin kannattaa suhtautua vakavasti ja pyrkiä yhdessä löytämään niihin ratkaisuja.

Muutosta johtavan kannattaa huolestua vasta, jos esiin nousee vain kyynisiä kommentteja tai asia ei herätä henkilöstössä minkäänlaista reaktiota.

– Silloin jalkauttaminen on mennyt työyhteisössä jo niin pitkälle, ettei siellä enää jakseta edes yrittää, Sipponen karrikoi.

 

Jouni Sipponen puhui työhyvinvoinnin johtamisesta muutoksessa Työhyvinvointi-messuilla syyskuussa 2024.