Työelämä

Kesytä sähköposti – 5 + 1 neuvoa

Osa työajasta on helposti tuloksetonta näpräilyä tai keskeytysten aiheuttamaa poukkoilua tehtävästä toiseen. Ota parituntinen, tutustu viestiohjelmiesi asetuksiin ja kasvata tehokasta työaikaa.

| Teksti: Kirsi Väisänen | Kuva: Shutterstock

Tietotyötä tekevän työviikosta iso osa menee sähköpostin avaamiseen, lukemiseen ja vastaamiseen. Selaamme myös vanhoja viestejä, kun koemme, että olemme unohtaneet jotakin tärkeää. Moni avaa viestit aina, kun ne saapuvat, mikä keskeyttää toistuvasti työnteon.

Sähköpostia ei todellakaan kannata lukea aina, kun viesti saapuu. Osa viesteistä voi toki olla sellaisia, jotka vaativat vastausta heti. Osa taas joutaisi hyvin odottaa.

Pikaviestimet käyttöön sähköpostin sijaan

Mieti myös, olisiko jokin muu väline sähköpostia tehokkaampi käyttötarkoitukseesi. Puhelin on paras suoraan vuorovaikutukseen. Pikaviestimillä saat vastauksen nopeaan kysymykseen. Sähköpostia olisi hyvä käyttää vain silloin, kun et tarvitse välitöntä vastausta ja haluat dokumentoida käydyn viestinvaihdon.

Tiimien viestintä dokumentteineen kannattaa siirtää omille kanavilleen digitaalisille alustoille.

Jotta viestintä toimisi työpaikalla, on hyvä sopia myös yhteisesti välineiden käytöstä ja esimerkiksi siitä, päivystääkö joku työntekijöistä asiakasviestejä.

1 Kytke pois ilmoitukset

Näytöllä vilahtava kirjekuvake uudesta saapuneesta viestistä häiritsee keskittymistä, ja näin työstettävänä olleen asian tekeminen kärsii.

Ilmoitukset kytket pois ohjelman asetuksista, esimerkiksi Outlookissa Mene Tiedosto > Asetukset > Sähköposti > Viestin saapuminen. Klikkaa rastit pois viestin saapumisilmoituksista ja merkkiäänistä.

2 Osoita olevasi varattu

Kun aloitat tehtävälistallasi olevaa työtä, määritä sähköpostiohjelman kalenteriin ja pikaviestimiin tila-asetus, esimerkiksi Varattu, Älä häiritse, Poissa, Kokouksessa. Näin takaat työrauhan itsellesi. Kunnioita myös toisten tila-asetusta.

3 Järjestä viestikansiot

Luo säännöt saapuville viesteille, niin jatkossa Saapuneet-kansiossa näkyvät vain huomionarvoiset viestit. Sääntövalikkoon pääset suoraan viestin päältä hiiren oikeaa napsauttamalla.

Ohjaa viestit suoraan erillisiin niille luotuihin kansioihin lähettäjän tai aiheen mukaan, esimerkiksi uutiskirjeet tai asiakkaiden viestit omiinsa. Täysin turhat viestit voit osoittaa menemään suoraan roskapostiin.

Outlookissa voit ohjata osan viesteistä myös suoraan Muut-kansioon. Niiden käsittelyyn haluat ehkä palata vasta myöhemmin.

Älä jätä viestejä kasaantumaan Saapuneet-kansioon. Kun käsittelet viestin, poista se heti tarpeettomana tai siirrä sille sopivaan kansioon. Vanhat viestit eivät vie energiaasi, kun ne on käsitelty ja poissa silmistä. Tarvittaessa voit luokitella viestin sellaiseksi, johon palaat, mutta älä silti kasaa viestejä Saapuneet-kansioon.

4 Saapuneet-kansio ≠ to do -lista

Älä käytä Saapuneet-kansiota tehtävälistanasi!

Sulje sähköposti, ja varaa vain tietty aika päivästä postin läpikäyntiin. Ei ole hyötyä lukea posteja, jos ei aio heti reagoida niihin. Vastaaminen taas keskeyttää toistuvasti keskittyneen tekemisen.

Sähköpostin asetuksista voit valita, minkä kansion ohjelma avaa käynnistyessään. Työpäivää ei nimittäin välttämättä kannata aloittaa Saapuneet-kansion avaamisesta.

Lue uudet viestit vasta niille varattuna aikana, kun olet saanut vastattua työjärjestyksessä ensimmäisenä oleviin viesteihin tai hoidettua muut tärkeämmät asiat.

Älä käytä sähköpostiohjelmaa pitkien vastausten kirjoittamiseen, vaan kirjoita vastaus tekstinkäsittelyohjelmassa. Kesken kirjoittamisen mahdollisesti saapuvat viestit häiritsevät ja ohjaavat sinua siirtymään niiden pariin.

5 Karsi sähköpostiviestintää

Älä vastaa sähköposteihin, jotka eivät edellytä vastaamista. Ne vain lisäävät viestien määrää. Älä itsekään kuormita toisia turhilla sähköposteilla.

Muistilistat vapauttavat ajattelua

Vapauta aikaa ja energia monimutkaisempien asioiden ajatteluun tehtävälistoilla. Luo muistilista samanlaisina toistuvista tehtävistä tai tee prosessikuvaus visuaaliseen muotoon. Vuosikello toimii hyvin työkaluna aikataulutettaessa sellaisia töitä, jotka kannattaa hoitaa tiettynä ajankohtana vuotta.

 

Lähde: Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas. Sami Paju ja Tapani Riekki. (Tuuma, 2019.)

Mitä mieltä? Kommentoi!

Täytä kaikki kentät. Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Tilaa uutiskirje