Ammattijärjestäjä Maria Laitinen hieroo iloisena käsiään yhteen, kun asiakas kertoo, että hänellä on ongelma. Mikäpä sen parempaa kuin päästä ratkaisemaan sitä!

– Jos yksi ratkaisu ei toimi, kehitän toisen. Eri vaihtoehtojen tuottaminen ja ongelmien ratkaiseminen on työtäni.

Laitinen omistaa Tavararemontti Oy -yrityksen ja on yksi Suomen ensimmäisistä ammattijärjestäjistä. Hän nauttii päästessään ratkaisemaan järjestykseen ja toimintatapojen pullonkauloihin liittyviä pulmia. Laitinen on opiskellut myös Lean-ajattelua, jossa keskitytään asioiden sujuvoittamiseen vähentämällä turhaa työtä.

– Jos jokin ei toimi, siihen on aina jokin syy.

 

Kaikelle on oltava paikka

Laitinen on konsultoinut niin tehtaanjohtajia kuin toimistoväkeäkin. Uuteen kohteeseen mennessään hän ensin juttelee ihmisten kanssa ja kyselee tarkentavia kysymyksiä.

Esimerkiksi eräässä tehtaassa työntekijöitä harmitti se, että työkalut olivat jatkuvasti hukassa. Laitinen huomasi, ettei työkaluille ollut paikkoja.

– On tärkeää, että asioilla on paikat, jotka kaikki tietävät. Niiden täytyy olla sellaisia, joihin tavaroiden palauttaminen käy helposti. Mitä helpompaa se on, sitä todennäköisemmin järjestys säilyy.

Työpaikalle kannattaa luoda sellainen toimintakulttuuri, että jokainen siivoaa omat jälkensä. On tärkeää, että asiat viedään loppuun eikä jätetä kesken.

Kun tavaroiden paikat vielä nimetään, jokainen tietää, mikä kuuluu mihinkin. Isommille koneille voi merkata omat paikat lattialle esimerkiksi maalaamalla tai teippaamalla. Tämä helpottaa myös uusien työntekijöiden perehdyttämistä.

Sairaalaympäristössä kaappien ovissa on usein listat ja kuvat esineistä, joita kaapissa on. Tämä säästää sekä aikaa että hermoja. Monta turhaa liikettä ovien avaamisesta lähtien jää pois, kun näkee yhdellä silmäyksellä, mitä mistäkin kaapista löytyy.

– Ihmisiltä kuluu hirveän paljon aikaa etsimiseen, Laitinen toteaa.

 

Varasto kerralla kuntoon

Yleinen ongelma työpaikoilla ovat varastot. Niitä pitää järjestää, jotta kaikki tietävät, mitä mistä mitäkin löytyy, ja jotta turhaa tavaraa ei pääse kertymään. Usein käy niin, ettei varaston järjestäminen ole oikeastaan kenenkään vastuulla.

Varastossa säilytetään esimerkiksi toimistotavaroita, kirjekuoria, esitteitä ja painotuotteita. Monesti sinne unohtuu papereita, kuten kirjekuoria, joissa on firman vanha logo. Näitä logollisia tuotteita voi olla useampi vuosikerta.

Laitinen suosittelee pitämään varastotalkoot. Niihin voi osallistua myös harjoittelijoita tai tettiläisiä. Tärkeintä on, että mukana on ainakin yksilö henkilö, joka voi päättää, mitä säilytetään ja mitä hävitetään, sekä henkilö, joka hoitaa poistoon lähtevien tavaroiden poiskuljetuksen.

– Siivous, päätökset ja kierrätys kannattaa hoitaa saman päivän aikana, Maria Laitinen vinkkaa.

Säilytysjärjestelmien päivityksen voi yhdistää varastotalkoisiin. Laitinen neuvoo katsomaan riittävän pitkälle tulevaisuuteen. Vaikka säilytystilaa olisikin nyt juuri riittävästi, sitä saatetaan tarvita lisää. Säilytystilan puutteesta kertovat esimerkiksi seinien vierustoille kertyvät pahvilaatikot.

 

Työpisteen pinot ojennukseen

Työpöydille kertyy helposti erilaisia pinoja. Jos pinoja on vain yksi, sen voi erotella ajankohtaisten tehtävien pinoon ja myöhemmin katsottaviin.

Sit kun -pinossa on papereita, muistioita ja artikkeleita, jotka on tarkoitus lukea sitten, kun niille on aikaa. Joukossa saattaa olla tärkeitäkin tehtäviä, jotka ovat hautautuneet kiireellisempien alle.

Ehkä joskus -pino sisältää materiaaleja, joihin saattaa jossain vaiheessa tarttua. Ne voivat olla esimerkiksi sellaisia lehtiä, joita ei ole kiire heti lukea. Siellä voi olla myös muuhun kuin työhön liittyviä kiinnostavia juttuja.

Metapino ei välttämättä ole konkreettinen paperikasa, vaan se voi koostua asioista, joille ei ole ajatteluaikaa. Metatöillä tarkoitetaan näkymätöntä suunnittelu- ja organisointityötä.

– Näihin pinoihin kannattaa tarttua, jos ne häiritsevät. Tekemättömät asiat voivat painaa mielen pohjalla. ”Pitäisi ja pitäisi -elämä” käy raskaaksi, Maria Laitinen sanoo.

To do -lokerikko voi olla esimerkiksi tehtävälista tai keskeneräisten asioiden kansio. Siellä ei kannata säilyttää mitään muuta kuin oikeasti tekeillä olevia töitä. Laitinen suosittelee keräämään esimerkiksi jonkun toisen hyväksyntää odottavat työt ”odottavat asiat” -pinoon.

Ammattijärjestäjä Ilana Aalto neuvoo tuoreessa kirjassaan Vartin voima hyödyntämään lajittelulaatikkoa. Papereita tulee usein lajitellessa levitettyä vähän sinne ja tänne. Isomman urakan kohdalla voi ottaa käyttöön lajittelulaatikon, joka helpottaa papereiden lajittelua teemoittain esimerkiksi muovitaskuihin.

 

Nimeä myös digikansiot

Paperia ei onneksi kerry enää yhtä paljon kuin aiemmin, koska tiedot tallennetaan digitaalisesti. Tässä oleellista on tiedostojen nimeäminen. Niin tiedostot kuin kansiotkin kannattaa nimetä niin selkeästi ja johdonmukaisesti, että ne on helppo löytää.

– Ongelmia tuo se, että tiedostoja tallennetaan moneen eri paikkaan, myös pilveen. Jos et valitse oikeaa kansiota, tiedosto ei menekään sinne, mihin kuvittelet sen menevän ja joudut etsimään sitä. Joskus samasta asiasta on useampi versio, jotka voivat sekoittua, jos niitä ei numeroi, Laitinen sanoo.

Digiarkistoa kannattaa tyhjentää välillä.

 

Etätyöt järjestykseen

Etätöitä tekevillä ei välttämättä ole kotona erillistä työhuonetta, eikä aina työpistettäkään. Maria Laitinen on nähnyt keittiön pöytiä, jossa kodin paperit ja työpaperit ovat iloisesti sekaisin.

Työvälineille olisi hyvä raivata oma paikkansa, esimerkiksi hylly kaapissa, johon ne voi työpäivän päätteeksi siirtää pois silmistä ja mielestä.

– Järjestyksen parantaminen voi olla kiinni tosi pienestä asiasta. Ison muutoksen saattaa saada aikaan vaihtamalla yhtä toimintatapaa. Muutos voi alkaa vartti kerrallaan, Laitinen sanoo.

 

Lisää aiheesta

TTT-lehti 3/2021: Järjestä sähköposti – 5 + 1 neuvoa