Anna itsellesi helppo tehtävä

Työn aloittaminen voi olla hankalaa, vaikka suoritettava tehtävä olisi kuinka selvä. Sormet jäätyvät näppikselle ja epämääräinen sumu peittää aivot. Viikkojen, kenties kuukausienkin päässä häämöttävä deadline kuiskii, että eihän tässä vielä mikään kiire ole.

Uuden aloittamiseen liittyy muutos, joka voi pelottaa, ahdistaa ja aiheuttaa riittämättömyyden tunteita. Tämä johtuu aivojen rakenteesta: tunteita ja haluja hallinnoiva, pikaisia palkkioita halajava limbinen järjestelmä ja tulevaisuuteen kurkottava, järkevä ja päätöksiä sekä ajattelua ohjaava etuaivolohko ovat keskenään ristiriidassa.

Järkevä etuaivolohko polkee jalkaa, että kyllä nyt kannattaisi keskittyä työntekoon eikä miettiä seuraavaa Instagram-päivitystä. Limbinen järjestelmä miettii suu vettyen, olisiko lounaalla herkkulasagnea ja pitäisikö oikeastaan juoda kahvit ennen sitä.

Limbinen järjestelmä täytyy siis suostutella odottamaan. Se tapahtuu tekemällä aloitus niin helpoksi, että siinä on mahdotonta epäonnistua. Valitse siis ensimmäiseksi tehtäväksi niin pieni ja helppo tehtävä, että suoriudut siitä alle kymmenessä minuutissa. Päätä, että kirjoitat raportista yhden lauseen, jonka kieliopin korjaat lounaan jälkeen. Ja sitten sinne kahville.

Palastele pienemmäksi, aloita reunasta

Aloittamisen hankaluus voi liittyä tehtävän ja erityisesti sen tavoitteen epämääräisyyteen. Pitkä projekti, jonka valmistuminen häämöttää jopa parin vuoden päässä, voi hämmentää: Mitä työllä oikein tavoitellaan? Esimerkiksi tutkimus- ja selvitysprojektien alussa lopputulemaa ja mahdollisesti myös keinoja sen saavuttamiseksi voi olla vaikea hahmottaa.

Limbinen järjestelmä yrittää totta kai jälleen sabotoida tekemistä, mutta mitä jos etuaivolohkokin on sen verran hämillään, että motivaatiosta huolimatta työ ei etene?

Palastele tehtävä ja vaihda työpistettä. Jos tavallisesti työskentelet tietokoneella, ota muistivihko ja kynä ja mene vaikka kirjastoon tai työpaikan taukopisteelle työskentelemään. Piirrä ajatuskartta, jossa hahmottelet projektin eri osa-alueet, ja jaa ne pienempiin osiin. Luonnostele alustava aikataulu: mikä tehtävä tai osio täytyy saada valmiiksi, ennen kuin toinen voi edetä. Aikatauluta. Ja ennen kaikkea huomioi kotviminen eli tauko, jota tehtävät tarvitsevat valmistuakseen tai edetäkseen. Lopulta: aloita reunasta.

Unohda multitaskaus

Multitaskaus ei tarkoita monen asian tekemistä yhtä aikaa, vaan fokuksen nopeaa vaihtoa monen asian välillä. Aivotutkijat ovat osoittaneet, että muinoin tehokkuuden merkkinä pidetty multitaskaus on myytti: Ihminen pystyy keskittymään kunnolla vain yhteen asiaan kerrallaan. Multitaskaus – se kuuluisa sotkuinen työpöytä ja jatkuvasti kilahtelevat viesti- ja tehtäväsovellukset – on tehokkaan näköistä, mutta todellisuudessa aivot huutavat moisessa tempoilussa apua. Nopea ja jatkuva fokuksen vaihto syö aivojen tarvitsemaa glukoosia, jota ne käyttävät myös keskittymiseen.

Sulje siis sähköposti ja poista ilmoitusäänet laitteista, kun keskityt kirjoittamiseen, siirrä taustamateriaalit syrjään, kun vastaat sähköpostiin, ja yksinkertaisesti kieltäydy hoitamasta sen seitsemää asiaa yhtä aikaa.

Tee tilaa siirtymille

Sähköposteihin vastaaminen, raporttien oikoluku ja laajan yhteenvedon kirjoittaminen ovat kaikki hyvin erilaisia työtehtäviä keskenään. Aina ei voi jyvittää aikaansa niin, että yhtenä päivänä ihanteellisesti keskittyisi vain yhdenlaisiin tehtäviin.

Erilaisten tehtävien välillä sukkulointi on kuitenkin mahdollista, kun varaat niiden vaihtoon aikaa. Aivoilla menee hetki sopeutua uudentyyppiseen tehtävään. Jos huomaat unohtuneesi kahvin ääreen tehtävien välillä, ei kannata huolestua. Olet vain liminaalitilassa.

Kulttuuriantropologiasta lainattu termi tarkoittaa eri vaiheiden välissä olemista. Sen avulla voi siirtyä erilaisiin työrooleihin: tunnin sähköpostilouhinnan jälkeen ei voi vaatia, että ensi viikon webinaarin sisältö alkaisi syntyä noin vain seuraavan minuutin aikana.

Siirtymään kannattaa varata aikaa, mutta pääasia on, että tehtävien välillä tekee hetken jotain täysin edellisestä ja seuraavasta tehtävästä poikkeavaa. Siirtymä voi saada jopa riitinomaisia piirteitä: joku siivoaa työpöytänsä, toinen polttaa suitsukkeita.

Uskalla laskea rimaa

Aloittamisen vaikeus voi liittyä myös perfektionismin paineeseen. Ihminen ajautuu vitkuttelemaan, koska uskoo työpanoksensa olevan riittämätön. Täydellisyyden tavoittelija suorastaan halvaantuu tavoitteen edessä ja alkaa pelätä kritiikkiä. Seuraa lamaantuminen ja motivaation puute. Perfektionismin takia vetkutteleva ihminen ajattelee, että on parempi olla tekemättä mitään, koska korkealle asetettua rimaa on joka tapauksessa mahdotonta ylittää. Tai työn suoritus jää niin viime tippaan, että hutaistu työtulos selittyy liian vähäisellä työajalla.

Kummassakin tapauksessa työntekijä välttyy siltä, että suuresta panostuksesta huolimatta tulos olisi keskinkertainen. Silloin kannattaa sanoa itselleen: “Nyt minä kirjoitan maailman surkeimman raportin!” Ja huomata, että siitä tuli sittenkin ihan hyvä.