Aivot kykenevät ottamaan vastaan uutta tietoa yllättävän rajallisesti ottaen huomioon, miten älykäs ihminen on. Aivosi siivilöivät tietoa, kiinnittävät huomiota sinua kiinnostaviin asioihin ja tulkitsevat niitä omasta historiastasi, näkökulmastasi ja persoonastasi käsin. Vain murto-osa uusista asioista painuu mieleen.

Yleinen virhe palaveria tai koulutusta järjestettäessä on tunkea lyhyeen aikaan liikaa asiaa. Herkästi kuvittelemme, että ihmiset muistavat kaiken sen, minkä he ymmärtävät. Psykologian tohtori ja aivojen hyvinvoinnin asiantuntija Mona Moisala kertoo, että ihminen pystyy kyllä vastaanottamaan monimutkaisia ajatusketjuja, mutta pysyvään muistiin niistä suodattuu vain osa.

– Asian ymmärtäminen ei tarkoita automaattisesti sitä, että sen muistaa myöhemmin. Ison informaatiomäärän vastaanottaminen on aivoille haastavaa.

Tiivistä, kirkasta ja toista

Aivojen toimintaperiaatteiden tunteminen helpottaa viestin perille saamista. Mieti ennen omaa puheenvuoroasi, mitkä yksi tai kaksi ydinasiaa haluat välittää kuulijoille, ja kirkasta ne ensin itsellesi. Karsi pois kaikki ylimääräinen krumeluuri, koska se ei kuitenkaan jää kuulijoiden mieleen. Tiivistäminen helpottaa ison asian hahmottamista.

Kerro puheenvuorosi alussa, mitkä ovat sanomasi tärkeimmät asiat. Keskity niihin, ja kertaa ne vielä lopussa.

– Tiivistä, kirkasta ja toista. Tämä voi kuulostaa kuulijoiden aliarvioimiselta, mutta se ei ole sitä vaan auttaa asian ymmärtämistä, Moisala sanoo.

Varmista, että tilanne on niin rauhallinen, että kuulijat voivat keskittyä ja olla aidosti läsnä tilanteessa. Ihminen ei pysty esimerkiksi samaan aikaan kuuntelemaan keskittyneesti ja kirjoittamaan viestiä. Siksi puhelimet ja sähköpostit kannattaa sulkea palavereissa.

Rohkaise kysymään

Tietoa ei voi kaataa kenenkään päähän ja olettaa, että ihmiset vastaanottavat sanoman sellaisenaan. Tarkista välillä, että kuulijat ovat samalla kartalla kanssasi. Voit esimerkiksi kysyä joltakulta, miten hän ymmärsi kertomasi ja mikä siinä on hänestä oleellista, tai pyytää ihmisiä keskustelemaan keskenään kuulemastaan. Jokainen voi vaikka kirjoittaa ylös kolme ydinasiaa ja jakaa ne vieruskaverinsa kanssa.

Selvennä ja tarkenna epäselviksi jääneitä kohtia, ja rohkaise ihmisiä tekemään kysymyksiä.

On myös hyvä muistaa, että kaikki eivät ole samanlaisia kuin itse on. Heillä ei ole samaa tietotaitoa, eivätkä he tulkitse asioita samalla tavalla ja sulata niitä samaan tahtiin. Esimerkiksi spontaanin ideariihen polkaiseminen pystyyn voi olla hitaalle prosessoijalle painajaismaista. Kannattaa tarjota mahdollisuutta pohtia asiaa ensin itsekseen vaikka vartin. Tai ehkä keskustelua syntyisi pareittain tai pienryhmissä?

Osa ihmisistä tarvitsee muita enemmän aikaa uuden asian sisäistämiseen. Tarjoa tilaisuus esittää kysymyksiä myös jälkikäteen.

Visualisoi ja herätä tunteita

Aivojen kuorikerroksesta suurin osa on omistettu näköinformaation käsittelemiseen. Näkö on tärkein aistimme. Esitä siis viestisi myös visuaalisesti, jos mahdollista. Esimerkiksi monimutkaisten asioiden esittäminen graafisesti helpottaa niiden ymmärtämistä ja muistamista. Ihmisillä on taipumus tulkita etenkin mutkikkaat asiat omista lähtökohdistaan käsin.

Älä myöskään unohda tunteita! Muistamme nimittäin parhaiten asiat, jotka nostattavat tunteita. Jos asia on tekninen, siihen voi ehkä kytkeä omakohtaisen tai jostain toisesta henkilöstä kertovan tarinan, josta herää tunteita.

– Tosin tunteet ovat kaksiteräinen miekka. Ne parantavat keskittymistä ja helpottavat muistamista. Mutta silloin, kun asiaan kytkeytyy voimakkaita, epämiellyttäviä tunteita, huomio kapeutuu ja uutta tietoa on vaikea ottaa vastaan. Näin voi käydä esimerkiksi puhuttaessa kollegan tai alaisen töissä suoriutumisesta.

Tunteille kannattaa antaa tilaa silloin, kun ne nousevat pintaan. Voit esimerkiksi sanoa ääneen, että huomaan sinun olevan huolestunut, tai kysyä, ärsyttääkö asia kuulijaa. Tunteen toteaminen ääneen lievittää sitä.

Vahvista muistijälkeä kertaamalla

Kertaus on tärkeää uutta oppiessa, sillä toistot jättävät muistijäljen ja vahvistavat aivoratoja. Siksi suhtaudumme tuttuihin asioihin myönteisimmin kuin vieraisiin.

Muistiin tallentaminen vaatii uusien aivoyhteyksien syntymistä ja niiden vahvistamista. Toki yllättävä ja tunteita herättävä uusi asia voi tallentua muistiin kertalaakista, mutta muistijälki saattaa ajan mittaan haalistua.

Jos halua luoda pysyvän, vahvan muistijäljen, viestiä kannattaa toistaa. Se on tärkeää etenkin silloin, kun asiaan ei liity tunteita, jotka vahvistaisivat muistijälkeä. Myös selkeyden vuoksi kertaus on usein paikallaan.