Ystävä tuskaili LinkedIn-päivityksessään, että tänä syksynä töistä selviytyminen tuntuu vaativan supersankarin voimia. Hän työskentelee järjestössä, jonka rahoitusta aiotaan leikata. Raskainta lienee epävarmuus toiminnan jatkumisesta.

Henkilöstöä on säästösyistä vähennetty monessa organisaatiossa. Samalla työhön tulee uusia järjestelmiä, toimintatapoja ja vaatimuksia. Uuden opettelu vie aikaa, ja muutos voi tuoda tehtäviä, joita aikaisemmin ei ollut. Jos vanhoista töistä ei luovuta, entistä pienempi joukko työntekijöitä yrittää selvitä kasvavasta työmäärästä.

Muutoksessa on käytävä läpi, mitkä tehtävät ovat edelleen tarpeellisia, kuka niistä vastaa ja paljonko niiden tekemiseen on aikaa. Uuden vastuun mukana on sovittava myös päätösvallasta. Jos työntekijä vastaa lopputuloksesta, hänen on päästävä vaikuttamaan työn toteutukseen ja saatava siihen tarvittavat tiedot ja välineet.

Työterveyslaitoksen tuore Miten Suomi voi? -tutkimus osoitti, että byrokratiavaatimukset ja ristiriitaiset odotukset olivat yhteydessä työuupumusoireisiin. Tutkijat kiinnittävät huomiota esimerkiksi kankeisiin toimintatapoihin ja tiedon hitaaseen kulkuun. Myös suuri työmäärä on riskitekijä. Työn järjestämistä kannattaa siis tarkastella samalla, kun arvioidaan tehtävien määrää.

Työpaikalla saatetaan arvostaa ihmistä, joka tarttuu toimeen ja paikkaa puutteita. Joustavuuden varaan ei kuitenkaan pitäisi jättää pysyvästi tehtäviä, joiden vastuista ei ole sovittu. Paikkaaminen voi peittää työnjaon ongelmat, kunnes oma työ kärsii tai voimat loppuvat.

Työnjaosta tarvitaan yhteistä keskustelua, sillä työnkuvat eivät kerro kaikkea työn arjesta. Työntekijät tuntevat tilanteet, joissa tiedonkulku katkeaa tai työtä tehdään turhaan. Heidän havaintonsa pitää ottaa mukaan työn suunnitteluun.

Keskustelu ei kanna, jos se ei selkiytä toimintaa. Samojen ongelmien toistuva käsittely turhauttaa, jos kukaan ei tee päätöstä tai seuraa sen toteutumista. Keskustelun päätteeksi pitäisi tietää, mistä sovittiin, kuka hoitaa asian ja milloin siihen palataan.

Jos työaika ei riitä kaikkiin tehtäviin, on päätettävä myös siitä, mitä vähennetään tai jätetään pois. Työntekijän pitää tietää, mitä häneltä odotetaan ja minkä voi jättää odottamaan.

 

Kirjoittaja on TTT-lehden päätoimittaja.