Järvenpään kaupunki siirtyi hybridiaikaan

Järvenpään kaupungintalo poistettiin käytöstä ja lopulta purettiin joitakin vuosia sitten. Korona-ajan kypsyttämänä syntyi päätös, että uutta Järvenpään kaupungintaloa työhuoneineen ei enää tule, vaan työtä tehdään tulevaisuudessa paikasta riippumatta. Tähän asti kaupungin työntekijät olivat työskennelleet hyvin erilaisissa työympäristöissä, osin myös etänä.

Kaupunki vuokrasi toimitilat juuri valmistuneesta Bulevardikorttelista, hyvien liikenneyhteyksien varrelta. Järvenpään asema on lyhyen kävelymatkan päässä.

Uusiin tiloihin muutti 195 työntekijää. Reilulle sadalle löytyy Bulevardikorttelin kerroksista ergonominen säädettävä työpiste. Lisäksi työntekijät voivat levittäytyä yhteisen työskentelyn alueille sohvaryhmiin, pystypöytiin, ryhmätyötiloihin tai kokoushuoneisiin. Tarjolla on hyvin monenlaisia tiloja, joissa työskennellä ryhmässä tai rauhassa yksin. Kaikille siis löytyisi tilaa, jos he sattuisivat yhtä aikaa paikalle.

Hybridityön periaatteet ohjenuorana

Tiloihin siirtymistä pohjustettiin huolellisella taustatyöllä. Työympäristömuutoksen suunnittelusta ja läpiviennistä vastasi henkilöstöhallinnossa työskentelevä kehittämispäällikkö Kati Toikka.

Työn tekemisen ja asiakaspalvelun tapoja ravisteltiin. Työntekijät perehtyivät toistensa töihin ja vaikuttivat työn muotoiluun. Johdon työpajassa luotiin uudet hybridityön periaatteet.

Niiden mukaan yleistä läsnäolon vaatimusta ei ole. Työtä voi tehdä yksin tai yhdessä sekä fyysisessä tilassa että digitaalisella työskentelyalustalla. Tärkeää ei ole tapa tai paikka, vaan se että saadaan aikaiseksi ja työntekijä on motivoitunut.

Omille ajatuksille ja luoville ideoille voi hakea ilmaa myös talon ulkopuolelta. Työnantaja kannustaa työntekijöitä heitä itseään inspiroivaan ympäristöön.

Työskentelypaikan työntekijä ja tiimit valitsevat tarkoituksenmukaisesti. Esimerkiksi HR-tiimin jäsenet tekevät yksilötyötä joustavasti sekä etänä ja kuudennen kerroksen työskentelynaapurustossa. Joka toinen torstai he viettävät tiimipäivää kokoustaen ja lounastaen yhdessä.

HR-tiimin järjestämät hybridikokoukset vedetään usein parityönä, jolloin toinen huolehtii läsnä- ja toinen etäosallistujista. Kotoa tai vapaa-ajan asunnolta työskentelevät halutaan huomioida yhtä lailla kuin paikalla olevatkin.

Lyhyitä tapaamisia harvoin kannattaa sopia toimistolle varsinkaan, jos se vaatisi kohtuutonta matkustusaikaa. Siksi ulkopuolisten kumppaneiden kanssa järjestettävät tapaamiset ovat yleensä etänä. Jos kokouksella on selvä sisältö, sen voi järjestää helposti verkon kautta.

Jos taas on tarkoitus keskustella vapaamuotoisesti ja ideoida toimintaa, Teams-ympäristö ei toimi niin hyvin kuin lähikohtaaminen. On tärkeää olla koolla silloin, kun asia vaatii yhteistä ajattelua ja toisilta oppimista.

Turhia kokouksia työntekijöiden ei suositella järjestävän. Kokous sovitaan vain, kun asia ei selviä lyhyellä puhelinsoitolla tai viestillä. Kokoukset valmistellaan mahdollisimman hyvin etukäteen.

Toimistolta löytyvät fasiliteetit

Toimistolle työntekijän on tultava myös silloin, kun täytyy tulostaa tai postittaa asiakirjoja tai jos tarvitsee välineitä tai tiloja, joita ei etätoimistolta löydy. Harvalla on esimerkiksi kahta näyttöä käytössään kotona. Luottamuksellisia tai salassa pidettäviä asiakirjoja työntekijä ei tietenkään voi käsitellä esimerkiksi kahvilassa, ja kotonakin niiden käsittelyssä tarvitaan erityistä huolellisuutta.

Hiljaiseen työskentelyyn, Teams-kokouksiin tai luottamuksellisia puheluita varten on tarjolla pieniä fokushuoneiksi kutsuttuja tiloja. Näitä suuremmat neuvotteluhuoneet ovat sekä omien työntekijöiden että ulkopuolisten varattavissa.

Työskentelynaapurusto on ensisijaisesti yksilötyöhön varattu alue. Puhelimessa pidetään päällä vain värinähälytystä ja soittoon on lupa vastata lyhyesti. Työrauha säilyy, kun äänekäs toiminta tapahtuu puhelintyön alueella tai fokushuoneessa. Samaa työpistettä saa halutessaan käyttää työpäivän ajan.

Bulevardikortteliin tuotiin vanhasta toimipaikasta vain ammattikirjallisuutta ja astioita. Arkistopapereiden määrä oli vähentynyt jo väistötiloissa ollessa, ja mapit olivat käyneet tarpeettomiksi.

Pohjakerroksen tilat kannustavat kulkemaan työmatkaa pyörällä tai jalan tai julkisilla. Lihasvoimin työmatkansa kulkevia varten on pyöräparkki, pukuhuoneet lukollisine kaappeineen, suihkut sekä kuivauskaapit vaatteiden ja pyyhkeen kuivausta varten.