Blogi

Millaisia tietoja työnhakijasta saa kerätä ja miten? 

| Kuva: Shutterstock

Rekrytoinnissa työnhakijoista kerätään nykyisin entistä laajemmin tietoja etenkin ammatillisesta osaamisesta ja historiasta. Usein hakijoissa on riittävästi henkilöitä, joilla on perusvalmiudet tehtävään, joten valikointia tehdään muilla kriteereillä. Tällaisia kriteereitä voivat olla esimerkiksi henkilöön liittyvät ominaisuudet, perhe ja verkostot sekä toiminta tai asema jossakin yhteisössä. Työhakemukseen voidaan pyytää liittämään esimerkiksi kuvauksia harrastuksista, jotka välittäisivät tietoa hakijan kiinnostuksen kohteista tai toiminnasta.

Tiedon keruu työnhakijoista on hyväksyttävää, jos se noudattaa lain mukaista keruun tapaa ja siihen on työntekijän suostumus. Tiedon keruuta työnhakijoista säädellään laeilla, joiden tarkoituksena on estää laittomien tietoarkistojen kerääminen ja henkilöön kohdistuva laiton tiedon hankinta. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (eli työelämän tietosuojalaki) vaatii, että työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensisijaisesti työntekijältä itseltään.

Rekrytoija saa siis kerätä tietoja työnhakijasta työhaastattelussa sekä ennakkotehtävien ja soveltuvuusarviointien avulla. Näiden lisäksi sallittuja keinoja ovat esimerkiksi soitto työnhakijan nimeämälle suosittelijalle, turvallisuusselvitys, luottotietorekisteri sekä rikosrekisteriote, jos se on relevantti tehtävän kannalta.

Tietoja keräämiseen muualta on pyydettävä työnhakijan suostumus. Tarkoituksena on varmistaa se, että hakija tietää, mistä ja minkälaisia tietoja hänestä kerätään, sekä myös se, että tiedot ovat virheettömiä. Tiedoilla täytyy olla yhteys työnhakijan soveltuvuuden ja pätevyyden arvioimiseen kyseistä tehtävää varten.

Tietosuojavaltuutettu ei pidä hakukoneen käyttöä suotavana edes silloin, kun työnhakijalta pyydetään siihen lupa. Hakukoneen käytön vaarana on myös henkilöiden sekaantuminen eli tiedon saaminen väärästä henkilöstä.

Erityisesti sosiaalinen media tekee mahdolliseksi urkkia sellaisia tietoja työnhakijasta, jotka eivät ole tarkoituksenmukaisia rekrytoinnin näkökulmasta. Tietojen etsimisestä kyseenalaisin keinoin on varsin niukasti tutkimusperäistä tietoa. Työnhaussa ja rekrytoinnissa käytetään yhä moninaisempia somekanavia, ja etenkin nuorille mainostetaan työpaikkoja Instagramin ja mobiilisovellus TikTokin avulla. Mikäli työnhakija ei ole nimennyt somekanavia työhakemuksessaan tai ansioluettelossaan, ei rekrytoija saa käydä niitä selailemassa.

Olemme keränneet kirjoituksia työnhakuun liittyvistä epäasiallisista kokemuksista Työsuojelurahaston rahoittamassa tutkimushankkeessamme Rekrytointiosaaminen ja työntekijöiden hakutaidot yhdenvertaisuuden perustana. Laadulliseen kyselyymme vastasi hieman yli sata henkilöä. Tähän poimimamme tapaukset kuvaavat sosiaalisen median käyttöä rekrytoinnissa ja yksityisten tietojen keräämistä muilla tavoin ilman työnhakijan suostumusta.

“Hain ravintolaan töihin. Kesken haastattelun haastattelija kysyi, että sulla on näemmä somessa pari kuvaa, joista toinen vähän raisumpi. Et kumpi näistä kuvaa sinua paremmin. Menin täysin lukkoon ja sain sanottua et varmaan jotain välimaastosta. Tili piti olla suojattu eikä muuta pitänyt olla näkyvissä kuin profiilikuva, joten en tiennyt millaisia kuvia hän sit näki. En saanut töitä, ja haastattelusta jäi tosi ikävä fiilis.”

“Olin julkisen sektorin työpaikan työhaastattelussa. Haastattelutilanteessa oli paikalla minun (mies) lisäkseni kaksi työpaikan edustajaa (molemmat naisia). Haastattelu eteni hyvin siihen saakka, kun toinen haastattelijoista nosti esiin toimintani miesasiajärjestössä. Olin viitannut järjestötoimintaan hakemuksessani ja ilmeisesti haastattelija oli etsinyt nimelläni tietoja netistä. Haastattelija kysyi minulta, olenko minä niitä miehiä, jotka vihaavat naisia. Vastasin täysin asiattomaan ja loukkaavaan kysymykseen torjuvasti. Työhaastattelu päättyi käytännössä siihen. Vaikka normaalit muodollisuudet ja kohteliaisuudet hoidettiin loppuun, oli täysin selvää, että toimintani miesasialiikkeessä esti valintani kyseiseen tehtävään. Haastattelijoiden toiminta olisi syrjivää, asiatonta ja loukkaavaa.”

Yksityisyyttä koskevan lain soveltamisen valvominen sosiaalisessa mediassa on vaikea tehtävä. LinkedIn ja muut työnhakuportaalit ovat lähtökohtaisesti työnhakuun profiloituneita alustoja. Jos nämä kanavat on erityisesti mainittu työnhaussa, on niiden käyttö sallittua ja suositeltuakin. Jos työnhakijalla on useita somekanavia, kannattaa työnhakuvaiheessa mainita vain sellaisia, jotka ovat oleellisia työnhaun näkökulmasta. On huomioitava, että sosiaalisen median eri alustat keräävät hyvinkin henkilökohtaisia tietoja käyttäjistään.

Työnhakijasta tiedossa olevan hiljaisen tiedon käyttäminen rekrytoinnissa on myös kiellettyä, mutta oletamme sen olevan valitettavan tavallista.

“Olin perhevapailla työpaikastani, josta aukesi osaamistani paremmin vastaava tehtävä. […] Koska haastattelijat olivat jo kollegoitani, he tiesivät yksityiselämäni asioita, joita en ollut maininnut hakemuksessa. Olen itsellinen äiti ja minulta kysyttiin molemmissa haastatteluissa perheestäni jotain, esimerkiksi miten lapseni hoito järjestetään, jos minut valitaan. Tieto perhetilanteestani oli heillä olevaa tietoa, jota en ollut tuonut ilmi itse keskustelussa.”

Työhaastattelua voidaan käyttää myös tietojen kalasteluun työyhteisön ja työtovereiden hyvinkin henkilökohtaisista asioista ja jopa terveystiedoista, kuten joissakin saamissamme kyselyvastauksissa tuotiin esiin.

On hyvä pohtia tiedonhakua suorahaun ja sisäisten rekrytointien näkökulmasta. Yksityisyydensuojalaki astuu voimaan siinä vaiheessa, kun työnhakija on lähettänyt hakemuksensa työnantajalle. Sisäisissä rekrytoinneissa työnantajalla voi kuitenkin olla käytössään hiljaista tietoa työnhakijasta, jota tämä ei halua tuoda esiin uutta tehtävää hakiessaan. Tämä tieto ei saisi vaikuttaa työnhakijan mahdollisuuksiin edetä sisäisessä rekrytointiprosessissa.

Edellä kuvattujen esimerkkien kaltaisiin tilanteisiin voi olla melko mahdotonta varautua etukäteen. Aktiivisesti eri sosiaalisen median kanavia käyttävän kannattaa kuitenkin tiedostaa, millaista kokonaiskuvaa luo itsestään ja toiminnastaan digitaalisessa maailmassa erityisesti työnhakuvaiheessa. Sosiaalisessa mediassa on suljettuja ryhmiä, joiden pitäisi rajoittaa ulkopuolisten pääsyä katsomaan henkilöitä koskevia tietoja. Murtautuminen suljettuihin ryhmiin on silti hyvinkin mahdollista.

Työnhakijan voi myös olla vaikea keksiä asiallisia vastauksia epäasiallisiin kysymyksiin. Rekrytoijat tarvitsevatkin tietoa työhaastattelussa sallituista kysymyksistä. Yksi tapa varmistaa kysymysten asiallisuus on käyttää ennalta asiallisiksi mietittyjä haastattelukysymyksiä ja pitäytyä niissä. Työnhakijalle pitää myös olla selvää, mihin hänen luovuttamiaan tietoja käytetään, ketkä niitä käyttävät ja miten kauan sekä mihin tarkoituksiin tietoja säilytetään. Rekrytoijan asiallinen toiminta luo osaltaan kuvaa koko rekrytoivasta organisaatioista, sen toiminnasta ja arvoista.

 

Kirjoittajat työskentelevät Tampereen yliopiston Työelämän tutkimuskeskuksen tutkimushankkeessa Rekrytointiosaaminen ja työntekijöiden hakutaidot yhdenvertaisuuden perustana.

Mitä mieltä? Kommentoi!

Täytä kaikki kentät. Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Tilaa uutiskirje